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Microsoft 365 – Digitale Kollaboration in der Landeskirche

Effizient, sicher und flexibel arbeiten mit M365

 
Microsoft 365 (M365) ist eine umfassende Plattform für digitale Zusammenarbeit, die eine Kombination aus Online-Services und Desktop-Software bietet. Sie umfasst eine Vielzahl leistungsstarker Anwendungen, die den Arbeitsalltag erleichtern und die Kommunikation innerhalb der Landeskirche unterstützen.
 
Zu den zentralen Bestandteilen gehören die Office-Anwendungen wie Word, PowerPoint, Excel, Outlook, OneNote und Microsoft Teams. Ergänzt wird das Angebot durch eine Vielzahl weiterer Microsoft 365-Apps, die je nach Bedarf genutzt werden können.
 
Dieser Bereich gibt einen allgemeinen Überblick über M365 und verweist auf weiterführende Hilfestellungen und Anleitungen.
 

Baustein zur Digitalisierung der Landeskirche

M365 ermöglicht der Landeskirche eine ortsunabhängige Zusammenarbeit, fördert den Austausch zwischen Mitarbeitenden und reduziert den IT-Aufwand und die Betriebskosten durch zukunftsorientierte Online-Services. Zudem sorgen datenschutzrechtliche Zusatzvereinbarungen mit Microsoft und innerkirchliche IT-Compliance-Vorgaben dafür, dass die notwendigen Datenschutz- und IT-Sicherheitsanforderungen der Landeskirche eingehalten werden. Die Dateien werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert.
 
Microsoft 365 dient somit als unterstützendes Element in der Modernisierung digitaler Arbeitsweisen, und hilft dabei Prozesse effizienter zu gestalten und den kirchlichen Auftrag in einer vernetzten Welt noch besser umzusetzen. Somit ergänzt Microsoft 365 optimal bestehende IT-Fachsysteme und Digitalstrukturen in der Landeskirche.
 

Kontinuierliche Weiterentwicklung – Microsoft 365 bleibt immer aktuell

Microsoft 365 nutzt den Evergreen-Ansatz, um Anwendungen kontinuierlich zu aktualisieren, ohne dass Nutzer selbst Updates installieren oder größere Versionssprünge durchführen müssen. Dies bedeutet, dass Verbesserungen, Sicherheitsupdates und neue Funktionen regelmäßig und automatisiert bereitgestellt werden. Anstatt in festen Zyklen große Updates zu veröffentlichen, setzt Microsoft auf eine schrittweise Einführung neuer Funktionen und Optimierungen.
 
 
 

Warum passieren Änderungen oft ohne Vorankündigungen?

Da M365 fortlaufend aktualisiert wird, können sich Funktionen oder Oberflächen in den Anwendungen spontan ändern. Dies geschieht, um  Sicherheitslücken schnell zu schließen, neue Funktionen bereitzustellen und die Nutzererfahrung zu optimieren. Änderungen werden schrittweise ausgerollt, oft in Phasen, sodass einige Nutzer Updates früher erhalten als andere. Dadurch bleibt das System immer auf dem neuesten Stand, was langfristig die Stabilität und Sicherheit verbessert.
 
 
 

Wie kann ich mich über geplante Änderungen informieren?

Wer wissen möchte, welche Neuerungen geplant sind oder gerade ausgerollt werden, kann sich in der Microsoft 365 Roadmap (auf Englisch) informieren. Dort sind alle geplanten und veröffentlichten Updates für die verschiedenen M365-Anwendungen aufgelistet.
 

Abgrenzung und Anwendungsszenarien

Microsoft stellt mit Teams, SharePoint und OneDrive drei eng vernetzte Tools bereit, die nahtlos zusammenarbeiten. Ihre jeweiligen Einsatzbereiche sind zuweilen nicht eindeutig verständlich. Diese Seite bietet eine klare Abgrenzung der Funktionen und zeigt, wie die Tools miteinander verknüpft sind.
 

Teams – Kommunikation und Zusammenarbeit

MS Teams Logo
Teams ist eine Plattform für Chats, Videokonferenzen und die gemeinsame Nutzung von Dateien. Es integriert verschiedene Microsoft 365-Apps und ermöglicht eine zentrale Zusammenarbeit.
 
Wann nutzt man Teams?
 
  • Für Kommunikation und Meetings,
  • zur Zusammenarbeit innerhalb der Kanäle, welche ebenfalls eine strukturierte Dateiablage ermöglichen,
  • als zentrale Plattform für verschiedene Tools.
 
  Konkrete Informationen zum effektiven Nutzen von Teams, Dateiablage innerhalb der Kanäle und SharePoint und wie Sie vorgehen müssen, finden Sie auf der Unterseite Microsoft Teams.
 

SharePoint – Dokumenten- und Wissensmanagement

SharePoint Logo
SharePoint dient der strukturierten Ablage und Verwaltung von Dateien für Teams und Abteilungen. Es ermöglicht Workflows, Versionierung und Berechtigungssteuerung. Jeder Kanal innerhalb eines Teams besitzt eine eigene SharePoint-Dateiablage.
 
Wann nutzt man SharePoint?
 
  • Für langfristige Speicherung und Strukturierung von Dateien,
  • als Unternehmens-Wissensmanagement-System,
  • für Workflows und Dokumentenfreigaben.
 
  Hinsichtlich der regelkonformen Dateiablage und langfristigen Speicherung gibt es von der Landeskirche klare Richtlinien und Orientierungshilfen, wie diese in SharePoint umgesetzt werden kann und was es zu beachten gilt.
 

OneDrive – Persönlicher Cloud-Speicher

OneDrive Logo
OneDrive ist die persönliche Cloud-Lösung für individuelle Dateien und ermöglicht den Zugriff von verschiedenen Geräten.
 
Wann nutzt man OneDrive?
 
  • Für persönliche Dateien und mobile Synchronisation,
  • zum temporären Teilen von Dokumenten.
 
Unter persönlichen Dateien versteht man Dateien, die nur für den eigenen Nutzen angedacht sind. Ist die Zusammenarbeit innerhalb einer Datei gewünscht, ist die Ablage in Teams empfohlen. Dieser Speicherbereich für persönlichen Dateien ist nicht der Bereich für die besonders schützenswerten Dateien oder der Bereich um Backup-Sicherungen von Dateien vorzunehmen. Achten Sie hier besonders auf das Prinzip der Datenminimierung. Im OneDrive sollten keine Dateien im Original sein, die langfristig auch anderen Bereichen zur Verfügung stehen müssen. Nach der Zusammenarbeit an einer Datei in Onedrive muss das Ergebnis in der Regel veraktet werden und aus Onedrive entfernt werden.
 

Zusammenhang und Integration

  • MS Teams nutzt SharePoint und OneDrive zur Dateiablage,
  • SharePoint verwaltet mit Hilfe der Kanäle Team-Dateien, während OneDrive persönliche Dateien speichert,
  • Teams/SharePoint/OneDrive ermöglicht das Teilen von Dateien mit Mitarbeitenden, die ebenfalls eine EKIBA-Adresse haben, aber auch mit Dritten/Gästen die keine EKIBA-Adresse haben.
 

Fazit

  • MS Teams für Kommunikation und operative Zusammenarbeit,
  • SharePoint für strukturiertes Dokumentenmanagement,
  • OneDrive für persönliche Dateien und flexibles Arbeiten.
 
Durch die Kombination dieser Tools entsteht eine effiziente, digitale Arbeitsumgebung.
 
 
 

Nutzung von Word, Excel, PowerPoint und Outlook 

Viele Mitarbeitende der EKIBA (Bezirksjugendreferent*innen, Dekan*innen, Diakon*innen, Geschäftsführung, KiTa-Leitung, Landeskirchliche Mitarbeitende, Lehrvikar*innen, Öffentlichkeitsbeauftragte, Pfarrer*innen, Schuldekan*innen, Sekretär*innen, Sozialarbeiter*innen) haben eine E3-Lizenz erhalten, die eine Installation von Word, Excel, PowerPoint und Outlook auf dem eigenen Endgerät ermöglich.
 
Weitere Informationen hierzu finden Sie in dem FAQ Artikel der IT.
 

Weiterführende Informationen

Um den Einstieg und die Nutzung von Microsoft 365 zu erleichtern, stehen Ihnen im folgenden viele weitere Informationen, Handlungsanweisungen sowie Anleitungen und Schulungen zur Verfügung.
 
Informationen zum Umzug nach Teams und zur Erstellung neuer Teams
 
Übersicht über alle Apps, die innerhalb von M365 genutzt werden können
 
Leitfäden, Tutorials und Schulungsangebote zur optimalen Nutzung von M365
 
Anleitungen und Richtlinien zum Thema Datenmanagement (Bestandsprüfung, Datenablage und Datenschutzklassifizierung)
  

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