Pfarramtsbüro

Am 01.10.2018 begann das landeskirchliche Projekt 'Sicherung und Bearbeitung der Pfarrarchive'. Nach dem Beschluss der Landessynode im Herbst 2017 befindet sich das Projekt in der Umsetzung. Es hat zum Ziel, alle noch nicht erschlossenen ca. 400 Pfarrarchive der Evangelischen Landeskirche in Baden zu sichern und zu bearbeiten. Damit sollen für alle Gemeinden vergleichbare Bedingungen geschaffen und eine schnelle und zielgerichtete Verfügbarkeit aller zur Entscheidungsfindung nötigen Informationen, die optimale Auffindbarkeit und Benutzbarkeit der Unterlagen zur Geschichte, aber auch zur Verfolgung rechtlicher Ansprüche ermöglicht werden. Das Projekt endet am 31.12.2026.

 

Welche Ziele hat das Projekt?

• Bearbeitung noch nicht erschlossener Pfarrarchive

Jede Gemeinde führt neben der Registratur auch ein eigenes Archiv. Seit der Einführung eines Archivpflegers in den 1980er Jahren wurden ca. die Hälfte aller Pfarrgemeinden besucht und deren Unterlagen fachgerecht archiviert. Die Projektmitarbeitenden sollen die bisher nicht erschlossenen Unterlagen auf die gleiche Art und Weise bearbeiten.

 

 

• Unterstützung bei der nachhaltigen Archivierung

Durch die Arbeit des Projekts werden die Altlasten der Ablage beseitig. Neben dem Archiv verfügt die Gemeinde im Anschluss über ein Findbuch, in welchem alle Akten aufgeführt sind. So müssen zukünftig nur die neu anfallenden Unterlagen archiviert werden. Dies verringert den Zeitaufwand signifikant. Zudem bietet das eingerichtete Archiv eine Blaupause für die weiteren Archivierungsarbeiten vor Ort.

 

 

• Etablierung von Schulungsangeboten

Um auch in Zukunft die Sekretär*innen vor Ort zur Archivierung zu befähigen, wurde bereits jetzt ein digitales Schulungsangebot im Bereich Ablage und Archivierung etabliert. Dies ergänzt das Angebot des Forum Hohenwart. Weiter Informationen finden Sie unter dem Reiter „Schulungen und Schulungsvideos“.

 

Welchen Mehrwert bringt das Projekt für die Pfarr- und Kirchengemeinden?

Durch die fachliche Bearbeitung der Unterlagen werden diese im Schnitt um die Hälfte reduziert, da die Projektmitarbeitenden auch eine Bewertung der Unterlagen vornehmen und nicht relevante Unterlagen vernichten. Auch lassen sich Unterlagen und Vorgänge durch die Verzeichnung und die Zuweisung von Aktenzeichen leichter und zielgerichteter finden. Da die Archivierung der Unterlagen gesetzlich vorgeschrieben ist, sparen sich die teilnehmenden Gemeinden den personellen Aufwand für dies Arbeit. Wenn Sie wissen möchten, ob Ihre Gemeinde Teil des Projekts ist, können Sie sich gerne telefonisch und per Mail melden.

 

Wer ist an dem Projekt beteiligt?

Das Projekt wurde 2017 durch das Landeskirchliche Archiv initiiert. Durch die Fusion des Archiv mit Württemberg ging das Projekt in die Direktion der Landeskirche über.

 

Beim Aufbau eines zentralen oder gemeinsamen Pfarramtsbüro gibt es viele verschiedene Aspekte zu beachten, angefangen bei der komplexen Frage der Rechtsträgerschaft, über die räumliche und technische Ausstattung bis hin zu Öffnungszeiten und Aufgabenverteilungen. Hier finden Sie verschiedene Materialien und Informationen rund um dieses Thema. Diese helfen Ihnen dabei einen ersten Überblick zu gewinnen und weisen auf verschiedene relevante Aspekte des Vorhabens hin.

Daneben stehen wir Ihnen selbstverständlich jeder bei Fragen zur Verfügung.

 

Weitere Informationen und Handreichungen zum Transformationsprozess „ekiba2032“ finden Sie hier.

Hier finden Sie verschiedene Handreichungen zum Thema Aktenplan, Schriftgutverwaltung und Kassation.
 

Eine vollständige Zusammenführung aller unten stehenden Handreichungen finden Sie hier:

Aktenplan
 

Registratur, Hand- und Organisationsakten

Für Pfarrämter:

Themenbezogene Übersichten

Hier finden Sie unsere kurzen Einführungsvideos zu verschiedenen Themen der Schriftgutverwaltung.

Digitale Aktenablage

Archivierung