Datenschutzinformation gemäß EKD-Datenschutzgesetz (DSG-EKD)
Die vorliegende Datenschutzinformation ist gültig für Gemeindemitglieder und etwaige Dritte, unabhängig der Zugehörigkeit zur evangelischen Kirche.
Mit den nachfolgenden Informationen gem. § 16 ff. DSG-EKD geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Ihre Datenschutzrechte.
Welche Daten zu Ihrer Person in Art und Umfang im Einzelnen verarbeitet werden, richtet sich maßgeblich nach der verantwortlichen Stelle und wird auf Ihren Antrag gerne beauskunftet.
Datenschutzbeauftragter
Der örtlich Beauftragte für den Datenschutz
Datenschutzteam der Evangelischen Landeskirche in Baden
E-Mail: service.datenschutz@ekiba.de
Datenschutzteam der Evangelischen Landeskirche in Baden
E-Mail: service.datenschutz@ekiba.de
Daten und Datenquellen
Wir erhalten als öffentlich-rechtliche Religionsgesellschaft auf Grundlage von § 42 Bundesmeldegesetz von den kommunalen Meldebehörden die erforderlichen Personendaten unserer Gemeindemitglieder zur Erfüllung unserer kirchlichen Aufgaben, einschließlich der Kasualhandlungen. Zusätzlich zu den Daten von Mitgliedern einer öffentlich-rechtlichen Religionsgemeinschaft erhalten wir auch die Daten der Familienangehörigen, die nicht derselben oder keiner öffentlich-rechtlichen Religionsgesellschaft angehören. Diese Daten werden von der Kirchengemeinde z.B. für Taufen und Trauungen benötigt. Art und Umfang der rechtmäßigen Verarbeitung werden in den landeskirchlichen Ordnungen des Gottesdienstes und der kirchlichen Amtshandlungen bestimmt. Legitime personenbezogene Daten, welche die kirchlichen Amtshandlungen betreffen, sind dabei regelmäßig Name, Vorname, Geburtsdatum und -ort, Geschlecht, Angaben zum (ehemaligen) Wohnsitz, Familienstand, Zugehörigkeit zu einer öffentlich-rechtlichen Religionsgesellschaft, Angaben zum Familienverband, Staatsangehörigkeit, eventuelle Sterbedaten sowie Auskunftssperren nach § 51 und bedingte Sperrvermerke nach § 52 Bundesmeldegesetz der betroffenen Person.
Auf Grundlage von § 4 Abs. 1 Kirchenregisterverordnung erhalten wir als Wohnsitzkirchengemeinde Mitteilung über eine auswärtig vollzogene Amtshandlung, um diese auch in unserer Registratur zu verzeichnen. Als taufverzeichnisführende Stelle erhalten wir auf Grundlage von § 4 Abs. 2 Kirchenregisterverordnung bei einer Wiederaufnahme in die Landeskirche und gegebenenfalls bei einem Übertritt in eine andere öffentlich-rechtliche Religionsgesellschaft Mittelung der aktuellen Wohnsitzkirchengemeinde zum Zweck der Verzeichnisführung.
Weitere Personendaten werden ausschließlich bei den betroffenen Personen direkt erhoben.
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Kasualien sind kirchliche Aufgaben, mit welchen wir wichtige Ereignisse im Leben unserer Gemeindeglieder begleiten. Zu den häufigsten Amtshandlungen zählen die registrierungspflichtigen Kasualien wie die Taufe, die Konfirmation, die Trauung und die Bestattung. Auch die Aufnahme in die Evangelische Landeskirche in Württemberg zählt zu den Amtshandlungen. Einhergehend verarbeiten wir personenbezogenen Daten zu Zwecken der Vorbereitung, der Durchführung, der Registratur und der Abkündigung im Einklang mit den Bestimmungen des EKD-Datenschutzgesetzes (DSG-EKD):
- Auf Grundlage einer Rechtsvorschrift (§ 6 Nr. 1 DSG-EKD) oder einer rechtlichen Verpflichtung (§ 6 Nr. 6 DSG-EKD), welche die Datenverarbeitung erlaubt oder anordnet, insbesondere die Kirchenregisterverordnung und das Kirchenmitgliedschaftsgesetz nebst den Ausführungsbestimmungen – bspw. die Vorbereitung, die Durchführung, die Registratur sowie die Abkündigung der Amtshandlung; die Amtshilfe zwischen den verzeichnisführenden Stellen; die Dokumentation und der Nachweis der Kirchenmitgliedschaft gegenüber der zuständigen kommunalen Stelle.
- Auf Grundlage einer kirchlichen Aufgabe (§ 6 Nr. 3 DSG-EKD) – bspw. die Erstellung von Amtshandlungsbescheinigungen oder Dimissorialen; die Bekanntgabe der Amtshandlung im Gemeindebrief.
- Zur Wahrung der überwiegenden Interessen der verantwortlichen Stelle oder eines Dritten (§ 6 Nr. 4 DSG-EKD) – bspw. Bild- Ton- und Videoaufnahmen bei Gottesdiensten von überörtlicher Bedeutung aus allgemeinem kirchlichem Interesse oder im Interesse der kirchlichen Publizistik unter Berücksichtigung des Erlass des Oberkirchenrats zum Fotografieren bei Gottesdiensten; Geltendmachung rechtlicher Ansprüche, Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, Abwehr von Haftungsansprüchen; Maßnahmen zur Gebäude- und Bürosicherheit; Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts; Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs.
- Auf Grundlage einer Einwilligung (§ 6 Nr. 2 DSG-EKD) – bspw. die Erhebung privater Kontaktdaten zur Durchführung der Amtshandlung; die Veröffentlichung von Bild- Ton- und Videoaufnahmen sowie die Übermittlung an Dritte, bspw. das kommunale Amtsblatt, nach Maßstab der Regelungen in § 22 Kunsturhebergesetz und § 53 DSG-EKD.
Empfänger der Daten
Innerhalb der Kirchengemeinde erhalten ausschließlich diejenigen Mitarbeiter Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung der kirchlichen Amtshandlungen benötigen.
Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb der verantwortlichen Stelle ist zunächst zu beachten, dass wir zur Verschwiegenheit über alle personenbezogenen Informationen verpflichtet sind, von denen wir Kenntnis erlangen. Informationen dürfen wir nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten. Unter dieser Voraussetzung können Empfänger personenbezogener Daten z.B. sein:
- der Oberkirchenrat der Evangelischen Landeskirche in Baden (Meldewesen) zu Zwecken der Verwaltungsunterstützung und der kirchlichen Aufsicht;
- die zuständige Wohnsitzkirchengemeinde oder taufverzeichnisführende Kirchengemeinde zu Zwecken der Amtshilfe (Registratur);
- ggf. das Kirchenregisteramt (Registratur);
- die kommunale Meldebehörde (Meldewesen);
- das Landeskirchliche Archiv Stuttgart (Anbietungspflicht);
- weitere Datenempfänger können diejenigen dritten Stellen sein, für die Sie Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.
Datenübermittlungen an Drittländer
Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet im Rahmen kirchlicher Amtshandlungen (Taufe, Konfirmation, Trauung und Bestattung) ausschließlich im Rahmen einer Amtshilfe nach § 10 Abs. 2 Nr. 2 DSG-EKD statt.
Darüber hinaus findet eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) oder an internationale Organisationen nur statt, soweit dies zur Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. aufsichts- oder steuerrechtliche Meldepflichten), Sie uns eine Einwilligung erteilt haben oder im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. Werden Dienstleister im Drittstaat eingesetzt, sind diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch die Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet.
Speicherdauer
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, solange es für unsere kirchlichen Aufgaben sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.
Kirchliche Amtshandlungsverzeichnisse werden nach den Anforderungen des landeskirchlichen Löschkonzepts gelöscht. Demnach erfolgt eine sofortige technische Einschränkung der Verarbeitung mit Zweckentfall (bspw. Wegzug, Austritt, Tod, Umgemeindung), die für fünfzehn Monate in der Kirchengemeinde besteht. Nachfolgend werden die Daten technisch aus dem Hoheitsbereich der Kirchengemeinde an die Landeskirche in Baden überführt und werden dort nach 10 Jahren logisch gelöscht (Anbietungspflicht).
Sind eigenerfasste Daten für die Erfüllung kirchlicher Aufgaben nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, Sie haben in eine längere Speicherung eingewilligt oder ihre (befristete) Weiterverarbeitung ist für folgende Zwecke erforderlich:
- Zur Erfüllung der kirchlichen Haushaltsordnung, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen gem. §257 Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO) mit den dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation von zwei bis zehn Jahren.
- Einhaltung der landeskirchlichen Verwaltungsvorschrift Schriftgutverwaltung mit den dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation von Unterlagen und den dort vorgegebenen Fristen von zwei bis dreißig Jahren bzw. einer dauerhaften Aufbewahrungspflicht.
- Zur Erhaltung von Beweismitteln zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche im Rahmen der Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre be- trägt.
Für kirchliche Stellen besteht nach § 3 der Archivordnung für die Evangelischen Landeskirche in Baden eine Anbietungspflicht von Archivgut an das Landeskirchliche Archiv Stuttgart. Die archivrechtliche Anbietung kommt einer datenschutzrechtlichen Löschung der verantwortlichen Stelle gleich (Löschungssurrogat).
Datenschutzrechte
Sie haben das Recht auf Auskunft nach § 19 DSG-EKD, das Recht auf Berichtigung nach § 20 DSG-EKD, das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) nach § 21 DSG-EKD, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach § 22 DSG-EKD, das Recht auf Datenübertragbarkeit aus § 24 DSG-EKD sowie das Recht auf Widerspruch aus § 25 DSG-EKD.
Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie nach § 11 Abs. 3 DSG-EKD uns gegenüber jederzeit widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde nach § 46 DSG-EKD zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe. Die Aufsicht über die Einhaltung der Vorschriften zum Datenschutz obliegt im kirchlichen Bereich dem Beauftragten für den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland. Für den Bereich der Evangelischen Landeskirche in Baden ist zuständig:
Beauftragter für den Datenschutz der EKD
Herr Michael Jacob
Lange Laube 20
30159 Hannover
Telefon: +49 (0)511 768128-0
Fax: +49 (0)511 768128-20
E-Mail: info@datenschutz.ekd.de
Herr Michael Jacob
Lange Laube 20
30159 Hannover
Telefon: +49 (0)511 768128-0
Fax: +49 (0)511 768128-20
E-Mail: info@datenschutz.ekd.de
Außenstelle für die Datenschutzregion Süd
Hafenbad 22
89073 Ulm
Telefon: +49 (0)731 140593-0
Fax: +49 (0)731 140593-20
E-Mail: sued@datenschutz.ekd.de
Hafenbad 22
89073 Ulm
Telefon: +49 (0)731 140593-0
Fax: +49 (0)731 140593-20
E-Mail: sued@datenschutz.ekd.de
Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Im Rahmen der kirchlichen Amts- und Kasualhandlungen müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Durchführung der Amts- und Kasualhandlungen sowie der Registratur erforderlich sind. Ohne diese Daten ist uns die Durchführung einer kirchlichen Amts- und Kasualhandlung nicht möglich.
Automatisierte Entscheidung (einschl. Profiling)
Es findet grundsätzlich keine ausschließliche automatisierte Verarbeitung – einschließlich Profiling – statt, die Ihnen gegenüber eine rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.
Findet gegebenenfalls im Einzelfall eine ausschließliche automatisierte Entscheidung – einschließlich Profiling – statt, werden Sie hierüber rechtzeitig gesondert informiert. Sofern kein Vertrag oder keine Rechtsvorschrift diese Verarbeitung begründet, ist eine automatisierte Entscheidung ausschließlich mit Ihrer ausdrücklichen, freiwilligen, informierten und widerrufbaren Einwilligung möglich.