Kindertageseinrichtungen

Für die verantwortliche Stelle gilt das Datenschutzgesetz der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD). Das DSG-EKD steht unter der Anforderung, im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) zu sein.

Die verantwortliche Stelle ist jeweils die kirchliche Stelle, die Sie auf diese Datenschutzinformation verwiesen hat.

Der örtlich Beauftragte für den Datenschutz
Datenschutzteam der Evangelischen Landeskirche in Baden
E-Mail: service.datenschutz@ekiba.de

Nach den spezialgesetzlichen Bestimmungen des Sozialgesetzbuches VIII sind alle personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung unserer Bildungs- Erziehungs- und Betreuungsaufgaben erforderlich sind, grundsätzlich unmittelbar bei der betroffenen Person zu erheben. Kinder werden dabei von den Sorgeberechtigten vertreten. Es gilt das Sozialgeheimnis.

Zur Erfüllung des Bildungs-, Erziehungs- und Betreuungsauftrags verarbeiten wir grundsätzlich sogenannte Sozialdaten, die wir zu Beginn des Betreuungsvereinbarung oder während der Betreuungszeit direkt erheben. Dabei handelt es sich regelmäßig um personenbezogene Daten in Art von Personenstammdaten der Sorgeberechtigten, der Kinder und der Abholberechtigten einschl. der Adress- und Kontaktdaten sowie ggf. Notfallkontakte; ggf. Berufsreferenzen der Sorgeberechtigten (bei Notfallbetreuung); Bankverbindungsdaten der Sorgeberechtigten (Elternbeitrag); Gesundheitsdaten der Kinder (Gesundheitsfürsorge bspw. Impfprävention und Medikamentengabe); Entwicklungs- und Bildungsdokumentation der Kinder (Sprachstandfeststellung, Portfolioarbeit, Beobachtungsbögen); Anwesenheits- und Aufsichtsdokumentationen (Gruppentagebücher, Wickelbücher, Belegungspläne); Informationen der Elternkommunikation; Informationen des Elternbeirats; ggf. Personenaufnahmen; Informationen zu Erste-Hilfe-Maßnahmen und zu Unfallanzeigen; ggf. Informationen zur Kindeswohlsicherung.

• Auf Grundlage vertraglicher Maßnahmen (§ 6 Nr. 5 DSG-EKD): Mit dem Betreuungsvertag obliegen uns verbindliche Fürsorgepflichten, die einer Vielzahl von Datenverarbeitungen erfassen, insbesondere: die Vergabe der Kita-Plätze; die Vereinbarung des Fürsorgeumfangs bspw. die Abhol- und Mitfahrberechtigung, die Medikamentengabe, die Zeckenentfernung; die Abwicklung des Elternbeitrags; die Erstellung der Bildungs- und Entwicklungsdokumentation der Kinder; die Organisation von Ausflügen und Ausfahrten; die Anwesenheits-, Aufsichts- und Betreuungsdokumentation; die Elternkommunikation; die Projekt- und Terminverwaltung; die Verwaltung von ehrenamtlichen Tätigkeiten wie Hospitationen und Tätigkeiten des Elternbeirats sowie die Vermittlung und Kooperation mit Förderpartnern.

• Auf Grundlage einer Einwilligung (§ 6 Nr. 2 DSG-EKD, § 10 Abs. 2 Nr. 1 DSG-EKD und § 13 Abs. 2 Nr. 1 DSG-EKD): Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
  Einwilligungspflichtige Verarbeitungen sind regelmäßig die Veröffentlichung und Übermittlung von Fotos-, Ton- und Videoaufnahmen; die Ergänzung der Entwicklungsdokumentation mit Fotos, die Übermittlung von Sozialdaten an Dritte (bspw. Offenlegung der Bildungsdokumentation an die zuständige Grundschule); das Schlafmonitoring, sofern eine Aufzeichnung stattfindet, oder etwa die Nutzung der Kontaktdaten für die Übermittlung von anonymen Befragungsbögen. Auch die Nutzung einer Kita-App kann eine Einwilligungspflicht begründen, sofern durch uns nicht gewährleistet werden kann, dass der Kommunikationsinhalt auch an dritte Sorgeberechtigte offengelegt wird (bspw. Gruppenchats).
  Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Gesundheitsdaten) beruht auf Ihrer Einwilligung, soweit nicht ein gesetzlicher Erlaubnistatbestand des § 13 Abs. 2 DSG-EKD einschlägig ist.
  Auch eine Datenübermittlung kann auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgen, bspw. Datenübermittlungen an Drittanbieter bei Betrieb von Webseiten oder Social-Media-Instanzen.

• Auf Grundlage unmittelbarer und mittelbarer rechtlicher Pflichten (§ 6 Nr. 1 und 6 DSG-EKD): Eine Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auch, um unsere rechtlichen Pflichten zu erfüllen bspw. in Bezug auf das Steuer- und Sozialversicherungsrecht.
  Dazu zählt auch die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, soweit dies zur Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz erforderlich wird bspw. die Basisuntersuchung zur Sprachstandsdiagnose; die Mitwirkung bei der Ermittlung der statistischen Bedarfsentwicklung; Erste-Hilfe-Maßnahmen und Unfallmeldungen; Maßnahmen der Kindeswohlsicherung und Maßnahmen der Impfprävention und -dokumentation sowie die Meldepflicht bei bestimmten Krankheiten.
  Darüber hinaus werden zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und zur Sicherstellung der Informationssicherheit alle Zugriffe auf die Kommunikationssysteme protokolliert, gespeichert und ausschließlich anlassbezogen ausgewertet.
  Ist für unseren Bildungs-, Erziehungs- und Betreuungsauftrags die Identifizierung einer Person erforderlich, sind wir gesetzlich angehalten, zusätzliche Informationen einzuholen und zu verarbeiten.
  Die Verarbeitung personenbezogenen Daten kann zudem zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sein.

• Auf Grundlage überwiegender kirchlicher Interessen und (§ 6 Nr. 4 DSG-EKD): Zur Wahrung überwiegender kirchlicher Interessen oder der Interessen Dritter kann eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zuge einer Interessensabwägung erforderlich sein, bspw. die Veröffentlichung oder Übermittlung von Fotos im Zuge einer öffentlichen Veranstaltung; Maßnahmen zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen, zur Gebäude- und Bürosicherheit oder die Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs sowie die Archivierung von Jahrgangsfotografien.  

Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittländer) oder internationale Organisationen findet nur statt, soweit dies für die Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist, Sie uns eine Einwilligung erteilt haben oder im Rahmen einer Auftragsverarbeitung.

 

Setzen wir Auftragsverarbeiter (Dienstleister) mit statuiertem Sitz in einem Drittland ein, sind diese auf die Bedingungen nach § 10 DSG-EKD geprüft und verpflichtet, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten.

• Die Bildungsdokumentation wird umgehend mit Beendigung des Betreuungsvertrags an die Sorgeberechtigten ausgehändigt oder gelöscht. 

• Der Betreuungsvertrag sowie die Anlagen werden mit Beendigung des Betreuungsvertrags einschl. der Beendigung des Kalenderjahres zzgl. einer Aufbewahrungsfrist von drei Jahren gelöscht (Regelmäßige Verjährungsfrist gem. § 195 BGB).

• Unterlagen zu räumlichen, wirtschaftlichen und personellen Voraussetzungen sowie zur Belegung der Einrichtung werden mit Beendigung des Kalenderjahres zzgl. einer Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren gelöscht (§ 47 Abs. SGB).

• Fürsorgenachweise, bspw. Erste-Hilfe-Dokumentationen und Unfallmeldungen, die Entwicklungsdokumentation etc., werden regelmäßig mit Beendigung des Kalenderjahres zzgl. einer Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren gelöscht (Vereinheitlichung i.S.d. § 24 Nr. 6 DGUV).

• Unterlagen zur Erfüllung der steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen werden nach sechs bis zehn Jahren gelöscht (§ 147 AO, §257 HGB). 

• Unterlagen zu außerordentlichen Ereignissen im Rahmen unserer Fürsorgepflichten werden regelmäßig mit Beendigung des Betreuungsvertrags zzgl. einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gelöscht. Bei Schadensereignissen können diese Unterlagen bis zu 30 Jahre verwahrt werden (Verjährungshöchstfristen gem. § 199 Abs. 2 Nr. 2 BGB).

• Technische Daten zur Gewährleistung eines sicheren Verwaltungsnetzwerks werden max. sechs Monate vorgehalten.

Sie haben das Recht auf Auskunft nach § 19 DSG-EKD, das Recht auf Berichtigung nach § 20 DSG-EKD, das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) nach § 21 DSG-EKD, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach § 22 DSG-EKD, das Recht auf Datenübertragbarkeit aus § 24 DSG-EKD sowie das Recht auf Widerspruch aus § 25 DSG-EKD.

 

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie nach § 11 Abs. 3 DSG-EKD uns gegenüber jederzeit widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

 

Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde nach § 46 DSG-EKD zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe. Die Aufsicht über die Einhaltung der Vorschriften zum Datenschutz obliegt im kirchlichen Bereich dem Beauftragten für den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland. Für den Bereich der Evangelischen Landeskirche in Baden ist zuständig:

 

Beauftragter für den Datenschutz der EKD
Herr Michael Jacob
Lange Laube 20
30159 Hannover
Telefon: +49 (0)511 768128-0
Fax: +49 (0)511 768128-20
E-Mail: info@datenschutz.ekd.de

 

Außenstelle für die Datenschutzregion Süd
Hafenbad 22
89073 Ulm
Telefon: +49 (0)731 140593-0
Fax: +49 (0)731 140593-20
E-Mail: sued@datenschutz.ekd.de

Zur Erfüllung unseres Betreuungsauftrags müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Betreuungsvertrags erforderlich sind. Ohne diese Daten ist uns die Erziehung, Bildung und Betreuung von Kindern im Sinne der Kinder- und Jugendhilfe nicht möglich.

Es findet grundsätzlich keine ausschließliche automatisierte Verarbeitung – einschließlich Profiling – statt, die Ihnen gegenüber eine rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

Findet gegebenenfalls im Einzelfall eine ausschließliche automatisierte Entscheidung – einschließlich Profiling – statt, werden Sie hierüber rechtzeitig gesondert informiert. Sofern kein Vertrag oder keine Rechtsvorschrift diese Verarbeitung begründet, ist eine automatisierte Entscheidung ausschließlich mit Ihrer ausdrücklichen, freiwilligen, informierten und widerrufbaren Einwilligung möglich. 

Stand: Juli 2025