Bei dieser Variante werden zwei separate Teams angelegt. Hierbei handelt es sich auf der einen Seite um ein Team, auf welches die Hauptamtlichen und Sekretär*innen, Organist*innen und Kirchendiener*innen Zugriff haben. Ggfs. kann hier auch der Ältestenkreis angesiedelt werden. Dies ist aber nicht zwingend erforderlich.
Prinzipiell können in dieser Teams-Struktur sensiblere Unterlagen bis Datenschutzklasse 3, ausgenommen Seelsorge (vgl. hierzu
DB-Ablage-Cloud (DB-Cloud)), leichter abgelegt werden, da der Zugriff von Außenstehenden auf das komplette Team nicht möglich ist. Es sollte ein privater Kanal für den Austausch zwischen den Hauptamtlichen als sogenannter „Leitungskanal“ eingerichtet werden. Zudem kann hier ein Kanal „Büro“ angelegt werden, welcher der digitalen Registraturablage entspricht.
Neben diesen beiden Kanälen wird es in Ihrem Team noch weitere Kanäle geben. Diese dienen in erster Linie der gemeinsamen Arbeit und der Ablage von Handakten. Abgeschlossenen Vorgänge oder genehmigte Protokolle können direkt aus den inhaltlichen Kanälen in die Registratur verschoben werden.
Inhaltlich kann es sich bei weiteren Kanälen um folgende Themen handeln:
- Dienstpläne
- Sitzungsprotokolle
- Konfi-Arbeit
- Religionsunterricht
- etc.
Dazu kann, wie bereits erwähnt, ein Kanal für die Ältesten eingerichtet werden, in welchem z.B. folgende Dokumente zu finden sind:
- Sitzungsprotokolle
- Sitzungseinladungen
- Informationen zu Veranstaltungen explizit für diesen Personenkreis
- Visitationsberichte
- etc.
Ein weiterer Kanal kann für alles Rund um die Gottesdienstplanung eingerichtet werden. Hier haben neben den bisher genannten Gruppen auch die Organist*innen und Kirchendiener*innen Zugriff. Bei überregionalen Gottesdienstplanungen, z.B. innerhalb eines Kooperationsraums oder des Kirchenbezirks, kann dieser Kanal auch im entsprechenden überregionalen Team angelegt werden. Inhaltlich kann dort folgendes zu finden sein:
- Gottesdienstpläne
- Abkündigungen
- Liedblätter
- Einladungen, Plakate und Aushänge zu besonderen Gottesdiensten
- etc.
Auf der anderen Seite findet sich ein Team, welches für alle Engagierten in der Gemeinde zur Verfügung steht. Hier können die Kanäle offener gestaltet werden, was den Austausch zwischen den Ehrenamtlichen erleichtert. In diesem Team kann alternativ auch der Ältestenkreis bzw. Kirchengemeinderat mit einem privaten Kanal angesiedelt werden, statt im Team für die Hauptamtlichen.
Die Kanäle können sich inhaltlich nach den Schwerpunkten der Ehrenamtsarbeit richten. Hier kann z.B. das komplette Thema „Öffentlichkeitsarbeit“ verortet werden. Selbstverständlich kann auch jeweils ein separater Kanal für einzelne Kreise oder Gruppen angelegt werden. Dies erfordert jedoch einen höheren Aufwand im Bereich der Zugriffsberechtigungen.
Inhaltliche finden sich die folgenden Dateien in diesen Kanälen:
- Listen für den Besuchskreis (z.B. Geburtstagslisten)
- Ablauf- und Einsatzpläne von Veranstaltungen
- Plakate, Flyer, usw. zum Verteilen und teilen (z.B. in sozialen Netzwerken)
- Gemeindebrief
- etc.
