Material

 

Hilfreiches aus der Praxis für die Praxis

Anregungen und Materialien, damit das Rad nicht jedes Mal neu erfunden werden muss …
 
„Wir wollen Ihnen mit unseren Materialien die Arbeit erleichtern, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.“ (Dr. Torsten Sternberg, Servicestelle Fundraising, Engagementförderung und Beziehungspflege)
 

 

Es gibt immer mehr Menschen, die das Gefühl haben, dass sie eigentlich keine neuen Dinge als Geschenke brauchen. Viel lieber möchten sie eine gute Sache fördern, die ihnen am Herzen liegt. Schnell kommen auf diese Weise z.B. bei einem runden Geburtstag 500 Euro, 1.000 Euro oder mehr als 2.000 Euro zusammen. Die Freude über dieses Geschenk teilen sich alle: Jubilar, Gäste und die Empfänger der Spende.

Der entscheidende Punkt beim Bemühen um Anlassspenden ist es, Menschen überhaupt auf diese Möglichkeit hinzuweisen. Sie müssen erfahren, wofür genau Unterstützung in ihrer Gemeinde oder Einrichtung benötigt wird und wie sie vorgehen sollen.

Wir haben für Sie Materialien erstellt, die den Einstieg erleichtern sollen: Dazu gehört eine Vorlage für ein ansprechendes Faltblatt, das jede Gemeinde und Einrichtung mit einem Einleger individuell gestalten kann, kleine Mustertexte für den Gemeindebrief und eigene Handzettel sowie Checklisten für Sie und die Anlassgeber.

 
 

 

Das Kirchensteuersystem verteilt Finanzmittel nach Kenngrößen wie Gemeindemitgliederzahlen, Gebäudebestand und Personalplanstellen. Um Gemeinden einen Anreiz zu geben, im finanziellen Bereich mehr Eigenverantwortung zu übernehmen, aber auch zusätzliche Aktivitäten im Bereich der Kinder- und Jugendarbeit zu entfalten, hat die Evang. Landeskirche in Baden das System der "Bonuszuweisung" eingeführt.

Bonuszuweisungen gibt es in zwei Bereichen:

1. Fundraising

Es werden Gemeinden bezuschusst, die ein eigenes Fundraisingteam gebildet und ein Gesamtkonzept für Fundraising entwickelt haben. Dafür gibt es über drei Jahre verteilt bis zu 25.000 €. Und es werden auch Fundraising-Aktivitäten für Personalstellen bezuschusst- sofern dafür ein nachhaltiges Finanzierungskonzept vorliegt.

Antragsformulare und Musteranträge finden sich hier:

Hilfen zur Erarbeitung einer Fundraising-Gesamtkonzeption sowie bei der Antragstellung für die Bonuszuweisung bietet der Studientag „Von der Einzelaktion zur Gesamtkonzeption: Mit der Bonuszuweisung zu systematischem Fundraising“.

  

Christoph Zacheus-Hufeisen

Fördermittelberatung, Fundraising-Fortbildungen und Kollektenwesen

2. Kinder- und Jugendarbeit

Bonuszuweisungen im Bereich der Kinder- und Jugendarbeit können gewährt werden, wenn das Projekt mindestens auf drei Jahre angelegt ist und eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt:

  • Verfolgung innovativer Ansätze oder Neukonstituierung einer Kinder- und Jugendarbeit in der Gemeinde"
  • gemeindeübergreifende Organisation von mehreren Kirchengemeinden, die zukunftsfähige Perspektiven in der Zusammenarbeit der Gemeinden vermitteln oder
  • Förderung einer zukunftsfähigen Verbindung von Kinder- und Jugendarbeit mit Elternarbeit.

Hinweise für Antragsteller*innen finden Sie hier:

 

Formulare finden Sie hier:

  

Kerstin Sommer

Landesjugendreferentin
+49 721 917525-451

 


 

... nennt sich eine jährliche Spendenbitte, die das bisherige "Ortskirchgeld" ablöst. Der "Freiwillige Gemeindebeitrag" kommt der eigenen Gemeinde zugute. Er wird in vielen Gemeinden regelmäßig einmal im Jahr erbeten und dient der Finanzierung von besonderen Projekten und Herausforderungen. Empfehlenswert ist immer, neben konkreten Projekten eines anzugeben zur freien Verwendung der Spenden (z.B. "allgemein für die Gemeindearbeit").

 

Ausführliche Tipps finden Sie in der Arbeitshilfe hier zum Download:

 

 

Der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt, wie die Spendenflyer aus Burgstall (2008-2015) zeigen. 

 

Zur Erstellung von Spendenbriefen und Flyern gibt es hier nach und nach Standardvorlagen, die auf die eigenen Bedürfnisse hin abgewandelt werden können.

 

für den Spendenbrief:

 

 

 

 

für den Informationsflyer:

 

 

 

 

Für Gemeinden der Evangelischen Landeskirche in Baden bietet das Kirchliche Rechenzentrum Südwestdeutschland Servicepakete für den Druck von personalisierten Spendenbriefen und Projektflyern an. Ein Angebot können Sie sich mit dem folgenden Formular beantragen.

 

Bei Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister müssen aus den Meldewesendaten eine csv-Datei erstellt werden. Wie man aus DaviP eine csv-Datei erstellt, wird hier beschrieben: 

 

 

Mit dem externen Dienstleister ist eine Vereinbarung zur Datenverarbeitung im Auftrag abzuschließen. Diese richtet sich nach den Bestimmungen im

 

 

Als Vorlage für Ihre Vereinbarung können Sie downloaden und bearbeiten:

 
 
Wenn Dienstleister eine eigene Datenschutzvereinbarung verwenden wollen, geht das mit folgender Zusatzvereinbarung:
 
 

 

Wenn Ehrenamtliche beim Erstellen der Briefe oder bei der Auswertung mit den Mitgliederdaten arbeiten, ist zwingend erforderlich, dass sie folgende Erklärung abgeben:

 
 
Wenn Spendenbrief-Empfänger*innen über ihre Rechte informiert werden sollen, bietet sich dieses Muster (auf der Rückseite des Briefes abzudrucken) an:

 

Hier sind Tipps und Muster, um den ermäßigten Umsatzsteuersatz für den Druck zu beantragen.

 
 
Schließlich eine Checkliste,die Ihnen hilft, bei der Abwicklung nichts Wesentliches zu vergessen:
 
 

Die Konfirmandinnen und Konfirmanden in Baden haben schon sehr viel bewegt und Menschen weltweit geholfen, sich selbst zu helfen. Während sich die Jugendlichen für andere stark machen und ein Zeichen setzen, wecken sie mit ihren Sammelaktionen den Teamgeist untereinander –  für eine lebendige Gemeinschaft. Mit ihrem großen Engagement und ihrer praktischen Nächstenliebe zeigt sich ihr erfrischender Glaube. Junge Leute – echte Vorbilder!
 
 

 

Mit „Spendenkässchen“ können Sie in Geschäften, aber auch bei Gemeindemitgliedern Spenden sammeln. Sie bieten damit eine einfache Möglichkeit sich an einer Spendenaktion zu beteiligen.

 

Detaillierte Hinweise gibt es hier:

 

 

Die Vorlagen aus Herbolzheim (im Bild oben links) können kostenlos verwendet und abgewandelt werden:

 

 

Viele Menschen möchten bei Gottesdiensten, Benefizkonzerten und anderen Veranstaltungen einen guten Zweck durch eine Spende unterstützen. Wenn ein Spendenkörbchen durch die Reihe geht, fühlen sich manche überrumpelt. Am Ausgang wiederum geht man leicht achtlos vorbei. Spendentüten motivieren zum Spenden und ermöglichen zugleich, eine Spende namentlich zu kennzeichnen und sie damit bei der Steuer absetzen zu können.

Die Spendentüten werden eingesammelt wie andere Spenden auch. Erfahrungsgemäß liegt der Spendendurchschnitt in den Tüten über dem Gesamtschnitt. Unter Umständen gewinnt man zusätzlich neue Adressen von bisher namentlich nicht bekannten Spenderinnen und Spendern.

Man kann die Tüten auch bei der Bitte um Anlass-Spenden nutzen oder in regulären Gottesdiensten: Dann stellt man sie am Ausgang bereit und verweist mit einem Plakat auf diese Möglichkeit:

 

Weitere Tipps zur Verwendung finden sich hier:

 

Bestellen können Sie die Spendentüten kostenfrei unter:

 

Der Eindruck, den eine Sponsoringbitte bei dem angefragten Unternehmen hinterlässt, hat Einfluss auf die Erfolgswahrscheinlichkeit weiterer Anfragen. Es sollte auf jeden Fall die Perspektive der Gebenden eingenommen werden und ein attraktives Angebot als Gegenleistung zur Projektförderung erkennbar sein.
 

Die für den EOK entwickelte und verbindliche Projektdarstellung kann vielleicht auch in der Fläche helfen, Sponsoringanfragen gut vorzubereiten.
 
 
 
Eine Sponsoringanfrage ist keine Spendenbitte. Deshalb bedarf es einer vertraglichen Grundlage. Das im Oberkirchenrat entwickelte Muster kann eine gute Grundlage sein. 
 
 
 
Wo im Bereich der EKiBa nicht mit Faktura Rechnungen erstellt werden, ist folgende Vorlage verbindlich zu verwenden - einschließlich eindeutig zuordenbarer Rechnungsnummer.
 
 
 
Rechtliche Grundlagen:
 

 

Talente-Aktionen sind eine eindrucksvolle Möglichkeit, Glaubensinhalte in praktische Aktionen umzusetzen. Gemeindemitglieder erhalten 10 € zur Verfügung gestellt und werden gebeten, diese auf eine kreative Weise zu vermehren: durch Selbstgebasteltes, Kursangebote oder andere Aktivitäten.

"Neben den 15.000 € lag der wesentliche Mehrwert der Aktion bei uns in der Förderung der Gemeinschaft und der Begeisterung darüber wie unterschiedlich genial uns Gott begabt!" beschreibt Wolfgang Stäbler die Erfahrungen in der Jakobusgemeinde Tübingen.

Unterlagen und weitere Vorlagen finden sich hier zum Download.

 

COM.fundraising ist eine leistungsfähige Fundraising-Software, die speziell für die Bedürfnisse kirchlicher Nutzer entwickelt worden ist (z. B. Nutzung kirchlicher Meldewesendaten, kamerale und kaufmännische Buchhaltung, Abbildung kirchlicher Organisationsstrukturen etc.).
 
COM.fundraising ist eine Webapplikation mit klarer Benutzerführung und hervorragendem Support. Die Einführung der kostenpflichtigen Webapplikation ist an Bedingungen geknüpft, bitte klären Sie dies mit der Ansprechperson.
 
 

 
Beispielbild Einbindung twingle Spendenformular
gutes-spenden.de - bequem und sicher online spenden. Das ist auf dem Spendenportal der Evangelischen Landeskirche in Baden möglich. 
 
Ev. Kirchengemeinden aus Baden, kirchliche Stiftungen und Referate des Evangelischen Oberkirchenrates mit ihren Diensten und Einrichtungen können spendenfähige Projekte über das Spendenportal und auf ihrer Homepage Spenden sammeln. Auch rechtlich selbständige Fördervereine, rechtlich selbständige Stiftungen oder eigenständige diakonische Einrichtungen dürfen das Spendenportal nutzen.
Sie alle können den Spendenaufruf digital einbinden und auch per QR-Code um Spenden bitten. 
Für die klassische Spende per Überweisung geben Sie gleichzeitig in gewohnter Weise Ihre Kontonummer an.
 
Spenderinnen und Spender können digital die gewünschte Spendenhöhe festlegen und bestimmen, ob es eine einmalige Spende oder eine sich wiederholende Dauerspende sein soll. Man kann dabei aus verschiedenen Zahlweisen auswählen: Bankeinzug, ApplePay, Google Pay, PayPal oder Kreditkarte. Die Spenderinnen und Spender erhalten umgehend eine E-Mail, die für die Spende dankt, Kontaktaufnahme anbietet und über die Zuwendungsbestätigung informiert, sofern diese gewünscht wird. 
 
Der Vorteil: mit einem Klick können Spenderinnen und Spender den Spendenvorgang starten und ohne weiteren Seitenwechsel auch abschließen.
 
 

Sie erhalten eine automatisierte Info über jede Spende. Diese entspricht der Meldung, die an die Spender verschickt wurde.  
 
Die Gelder gehen auf das landeskirchliche Spendenkonto bei der Evangelischen Bank ein. Sie werden Ihrem Projekt in voller Höhe gut geschrieben. 
 
Die Spendengelder werden bei Projekten außerhalb des Evangelischen Oberkirchenrats zu Beginn jedes folgenden Quartals an das im Projektantrag genannte Konto überwiesen. Dies kann bis zu vier Wochen Bearbeitungszeit beanspruchen. Wegen der Buchung zum Zahlungseingang kann es sein, dass Spenden, die kurz vor Quartalsende getätigt wurden, erst im nächsten Quartal von uns verarbeitet werden.
 
Bei Projekten mit Sitz im EOK werden die Spenden nach Zahlungseingang direkt auf die im Projektantrag genannten Haushaltstellen gebucht.
 
 

Der Zweck eines Spendenprojektes sollte gut gewählt sein.
 
Beachten Sie das Gebot der zweckgemäßen und zeitnahen Mittelverwendung:
Die Spendengelder müssen zeitnah (2 Jahre), unmittelbar und ausschließlich für den genannten Spendenzweck verwendet werden. Diese gesetzliche Verpflichtung hat Konsequenzen: Kann ein Zweck nicht realisiert werden oder überschreiten die Spenden den Bedarf, müssen womöglich Spendengelder zurück überwiesen werden!*
 
Wir empfehlen daher, Ihr Projekt offen zu formulieren: "Unterstützen Sie das bunte Leben in unserer Gemeinde" und weisen Sie dann in der Textbeschreibung auf die momentan dringend anstehende Orgelsanierung hin. Damit ist die Zweckbindung nicht auf die Orgel reduziert.
 
Einmalige oder kurzfristige Aktionen wie z. B. das Sammeln für ein Konzert oder eine Ausstellung: Da auch unsere Arbeitsressourcen begrenzt sind, behalten wir es uns vor, derartige Anträge abzulehnen. Mindestdauer der Aktion sind sechs Monate.
 
*Beachten Sie dazu die Kapitel "Gebot der zeitnahen Mittelverwendung" und "Zweckbindung einer Spende wird nicht erreicht oder überschritten" in folgendem Download: 1Erläuterungen und Fallbeispiele Spenden und Zuwendungsbescheinigungen [470.2 kB]
 
 

 
Wenn das Projekt im Spendenportal eingerichtet wurde, werden die Projektverantwortlichen von uns informiert. Danach sind sie verpflichtet, innerhalb der nächsten 2 Wochen das Spendenformular zusammen mit Ihren Bankdaten für diejenigen, die nicht online spenden möchten und eine Überweisung bevorzugen, bei sich einzubinden. Senden Sie uns danach den Link zur Unterseite mit der Einbindung.
Wir bitten dafür um Verständnis, wenn das für Sie selbst nicht notwendig erscheint, da Sie planen, in erster Linie über QR-Code o. ä. sammeln. Wir müssen aufgrund begrenzter Personalressourcen hier einen Standardprozess ohne Ausnahmen vorgeben.
Gleichzeitig sind Sie mit Einbindung der Online-Spende verpflichtet, den Datenschutzhinweis Ihrer Homepage anzupassen.
 
Ablauf: Sie erhalten von jeder Spende eine Kopie der Danke-Mail an die Spendenden. Sie können ihr entnehmen, ob es sich um eine Dauerspende oder Einzelspende handelt und ob eine Spendenbestätigung (Zuwendungsbestätigung) gewünscht wurde. Das erkennen Sie daran, dass in der weitergeleiteten Danke-Mail dieser Satz erscheint: Ihre Spendenbestätigung erhalten Sie nach Zahlungseingang über die Projektverantwortlichen ...
In diesen Fällen erstellt die Servicestelle Fundraising nach Zahlungseingang die Zuwendungsbestätigung und leitet sie gemäß Projektantrag weiter. Sie brauchen diese nicht anzufordern. Der Zahlungseingang erfolgt - je nach Zahlungsart - innerhalb von 3-10 Werktagen.
Mit Teilnahme verpflichten Sie sich zu einem zeitnahen Versand mit Dank innerhalb 14 Tage nach Erhalt der Zuwendungsbestätigung. Spenden ohne Wunsch sollten sofort bedankt werden. Postalische Adressen werden vom System nur in Verbindung mit einem Wunsch nach Spendenbestätigung abgefragt und sie können sie der Zuwendungsbestätigung entnehmen.
Wir versenden die Zuwendungsbestätigungen bewusst nicht über die Servicestelle, da nur die Projektverantwortlichen einen persönlichen und projektbezogenen Dank realisieren können.
Bei Dauerspenden mit Wunsch nach Zuwendungsbestätigung informieren wir Sie nach Eingang der Erstspende über das Vorgehen.
Falls sich ein Spender / eine Spenderin bei Ihnen meldet, weil eine Spendenbestätigung fehlt, soll sich diese Person bitte an fundraising@ekiba.de wenden, wir erstellen dann die Bestätigung. Genauso, wenn die Bestätigung verlegt wurde.
 
Eine Archivierungspflicht für die Zuwendungsbestätigungen des Spendenportals besteht nicht, diese liegt bei der Servicestelle Fundraising als Ersteller.
 
Für alle Projekte außerhalb des EOKs gilt: Es ist eine Zuwendungsliste zu führen (Kirchenrecht 503.200 4.1. Satz 14), weiteres wird im Abschnitt "Auszahlung" erklärt.
 
Sollte Ihr Projekt beendet sein, informieren Sie uns umgehend, damit das Projekt von der Seite gutes-spenden.de genommen wird. Es reicht nicht, das Spendenprojekt bei Ihnen von der Homepage zu nehmen. Wenn das Projekt auf gutes-spenden.de nicht gelöscht wird, verletzen Sie u. U. bei einer erneuten Spende Ihre Pflicht zur zweckgemäßen Mittelverwendung.
 
 

Die Spendengelder werden bei Projekten außerhalb des Evangelischen Oberkirchenrats quartalsweise an das im Projektantrag genannte Konto überwiesen mit dem Überweisungszweck „Spendenportal x. Quartal Projektname“. Dies kann bis zu vier Wochen Bearbeitungszeit beanspruchen.
 
Bitte informieren Sie alle beteiligten Personen incl. Ihrer Buchhaltung über dieses Procedere, vielen Dank. Wir erleben immer wieder, dass Überweisungen gesucht werden, weil die Zuordnung nicht mit dem zuständigen VSA besprochen wurde.
 
Kleiner Hinweis: Wir buchen immer mit dem Datum des Geldeinganges, nicht dem Datum der Spendentätigung im Spendenportal. Je nach Zahlungsweise liegen bis zu zwei Wochen zwischen Spendentätigung und tatsächlichem Zahlungseingang. Deshalb kann es vorkommen, dass Spenden, die kurz vor Quartalsende getätigt wurden, erst im nächsten Quartal von uns verarbeitet werden.
 
Gemäß Kirchenrecht 503.200 4.1. Satz 14 sind Sie verpflichtet, für alle Zuwendungen eine Zuwendungsliste zu führen. Dafür haben wir eine Vorlage erstellt mit seitlicher Summenbildung, die es Ihnen gleichzeitig erleichtert, die Quartalsüberweisungen nachzuvollziehen. Bitte beachten Sie, dass Sie bei Dauerspenden nur eine Infomail über die erste Spende erhalten, übertragen Sie diese dann selbstständig im angebenden Intervall. Dauerspenden werden - unabhängig vom Datum der Erstspende - vom System immer am 16. des Monats umgesetzt. Wir informieren Sie, wenn eine Dauerspende beendigt wurde und versenden Ihnen ggfs. die ZWB für das laufende Jahr.
Hier der Download mit Anleitung auf dem letzten Tabellenblatt:
 
 
 

Sie benötigen:
  1. Ansprechender Titel (max. 64 Zeichen mit Leerstellen)
  2. Kurzer Slogan (1 Satz)
  3. Werbende, ansprechende Projektbeschreibung (600-1.000 Zeichen mit Leerstellen)
  4. Bild zum Projekt mit Copyright (mind. 1 MB)
  5. Ansprechperson mit ekiba-Mailadresse
  6. Bild Ansprechperson mit Copyright (mind. 500 KB)
  7. Ihre Bankverbindung (oder die Spenden-HHSt, wenn Sie im EOK angesiedelt sind)
  8. Evtl. Gemeinnützigkeitsnachweis als pdf (Wenn der Projektträger ein rechtlich selbständiger Förderverein, eine rechtlich selbständige Stiftung oder eine eigenständige diakonische Einrichtung ist)
 
Wir bemühen uns um eine schnelle Umsetzung, dies dauert eine Woche, da verschiedene Stellen im Evang. Oberkirchenrat beteiligt sind. 
 
 

Mit der Aufnahme eines Projektes im Spendenportal und der Implementierung auf Ihrer Homepage ist nur der Anfang gemacht, es fließen nicht automatisch Spenden.
 
Es gilt, Werbung auf allen Kanälen zu machen:
  • Abkündigung im Gottesdienst
  • Hinweise im Gemeindebrief, ebenfalls mit QR-Code
  • QR-Codes (s. u.) in den Liedblättern besonderer Gottesdienste und anderen Printmedien
  • Newsletter
  • facebook
  • WhatsApp
  • Fußzeile in jeder E-Mail (Signatur)
  • usw.
Und: der Spendenaufruf muss immer wieder kommuniziert werden, weil er in der Informationsflut, die uns alle überrollt, sonst untergeht.
 
Wir unterstützen Sie gerne und bieten dazu verschiedene Schulungsformate an.
 
 

Das Spendenportal wird mit twingle und dem Homepagebaukasten LUKAS realisiert.
Der Einzug der Spende wird von der Evangelischen Bank veranlasst. Die Daten werden mit einer sicheren SSL-Verschlüsselung in eine Datenbank und zur elektronischen Kasse übertragen.
Datensicherheit und Einhaltung aller Datenschutz-Regelungen sind während aller Prozesse gewährleistet.
 
  

Sabine Mayer

Spenden- und Kollektenwesen | erreichbar: Mo.-Do. 8-12 + 13-15:15 Uhr
 
 

Hinweise

Dieses Dokument enthält Grundlagenwissen und praxisorientierte Anwendungsbeispiele, basierend auf Anfragen aus badischen Kirchengemeinden und Servicestellen bei den Abteilungen Recht, Finanzen und Fundraising im Evangelischen Oberkirchenrat. 
Dieses Dokument wird laufend ergänzt und überarbeitet, wir empfehlen daher, es bei Bedarf immer neu herunterzuladen.
 
 

Folgende Vorlagen sind vorgeschrieben:

Zuwendungsbestätigungen müssen weder gestempelt noch gesiegelt werden, es sind die folgenden Vorlagen zu verwenden.
Damit eine doppelte Ausstellung von Bescheinigungen in jedem Fall vermieden wird, ist festzulegen, wer die Zuwendungsbestätigung ausstellt (Gemeindepfarrer*in oder Vorsitzende*r des Kirchengemeinderats). Sie dürfen nur von diesen Personen unterschrieben werden.
Für alle Zuwendungen ist eine Zuwendungsliste zu führen: Kirchenrecht 503.200
 
Zuwendungen an Ihre Kirchengemeinde (und für andere kirchliche Körperschaften des öffentlichen Rechts)
Gilt auch für Weiterleitungsspenden: dann ist der Freistellungsbescheid des Spendenempfängers anzufordern und zu klären, um welche begünstigten Zwecke es sich dort handelt und diese Angaben zu übernehmen. 
 
 
 

 

Weiterleitung an Diakoniesammlung oder Brot für die Welt bzw. Diakonie Katastrophenhilfe, kann direkt so übernommen werden:

 
Stiftungen:
Bei Zustiftungen in der Vorlage Geldzuwendung die beiden Punkte ankreuzen:
  • Die Zuwendung erfolgte in das zu erhaltende ... und
  • Es handelt sich nicht ...
Stiftungen privaten Rechts
 
 
 
Stiftung öffentlichen Rechts
 
 
 
 
Vereine:
 
 
 
 
  

Ansprechperson

Sabine Mayer

Spenden- und Kollektenwesen | erreichbar: Mo.-Do. 8-12 + 13-15:15 Uhr