Wenn das Projekt im Spendenportal eingerichtet wurde, werden die Projektverantwortlichen von uns informiert. Danach sind sie verpflichtet, innerhalb der nächsten 2 Wochen das Spendenformular zusammen mit Ihren Bankdaten für diejenigen, die nicht online spenden möchten und eine Überweisung bevorzugen, bei sich einzubinden. Senden Sie uns danach den Link zur Unterseite mit der Einbindung.
Wir bitten dafür um Verständnis, wenn das für Sie selbst nicht notwendig erscheint, da Sie planen, in erster Linie über QR-Code o. ä. sammeln. Wir müssen aufgrund begrenzter Personalressourcen hier einen Standardprozess ohne Ausnahmen vorgeben.
Gleichzeitig sind Sie mit Einbindung der Online-Spende verpflichtet, den Datenschutzhinweis Ihrer Homepage anzupassen.
Ablauf: Sie erhalten von jeder Spende eine Kopie der Danke-Mail an die Spendenden. Sie können ihr entnehmen, ob es sich um eine Dauerspende oder Einzelspende handelt und ob eine Spendenbestätigung (Zuwendungsbestätigung) gewünscht wurde. Das erkennen Sie daran, dass in der weitergeleiteten Danke-Mail dieser Satz erscheint: Ihre Spendenbestätigung erhalten Sie nach Zahlungseingang über die Projektverantwortlichen ...
In diesen Fällen erstellt die Servicestelle Fundraising nach Zahlungseingang die Zuwendungsbestätigung und leitet sie gemäß Projektantrag weiter. Sie brauchen diese nicht anzufordern. Der Zahlungseingang erfolgt - je nach Zahlungsart - innerhalb von 3-10 Werktagen.
Mit Teilnahme verpflichten Sie sich zu einem zeitnahen Versand mit Dank innerhalb 14 Tage nach Erhalt der Zuwendungsbestätigung. Spenden ohne Wunsch sollten sofort bedankt werden. Postalische Adressen werden vom System nur in Verbindung mit einem Wunsch nach Spendenbestätigung abgefragt und sie können sie der Zuwendungsbestätigung entnehmen.
Wir versenden die Zuwendungsbestätigungen bewusst nicht über die Servicestelle, da nur die Projektverantwortlichen einen persönlichen und projektbezogenen Dank realisieren können.
Bei Dauerspenden mit Wunsch nach Zuwendungsbestätigung informieren wir Sie nach Eingang der Erstspende über das Vorgehen.
Falls sich ein Spender / eine Spenderin bei Ihnen meldet, weil eine Spendenbestätigung fehlt, soll sich diese Person bitte an
fundraising@ekiba.de wenden, wir erstellen dann die Bestätigung. Genauso, wenn die Bestätigung verlegt wurde.
Eine Archivierungspflicht für die Zuwendungsbestätigungen des Spendenportals besteht nicht, diese liegt bei der Servicestelle Fundraising als Ersteller.
Für alle Projekte außerhalb des EOKs gilt: Es ist eine
Zuwendungsliste zu führen (
Kirchenrecht 503.200 4.1. Satz 14), weiteres wird im Abschnitt "Auszahlung" erklärt.
Sollte Ihr Projekt beendet sein, informieren Sie uns umgehend, damit das Projekt von der Seite gutes-spenden.de genommen wird. Es reicht nicht, das Spendenprojekt bei Ihnen von der Homepage zu nehmen. Wenn das Projekt auf gutes-spenden.de nicht gelöscht wird, verletzen Sie u. U. bei einer erneuten Spende Ihre Pflicht zur zweckgemäßen Mittelverwendung.